Облачные сервисы: подарки от Google

 Если Microsoft SkyDrive сверкает, как недавно построенный дом, в котором даже ощущается запах свежей краски, то облако Google скорее напоминает старинный замок со множеством комнат, тайных ходов и загадочных подземелий. Множество сервисов тесно переплетены друг с другом, предоставляя совершенно удивительные возможности. 

После регистрации вы получаете в свое распоряжение не только почту, календарь, контакты, офис и пространство для хранения файлов, хотя и этого было бы достаточно для высокой оценки сервиса. Но Google идет дальше. Социальная сеть Google+, видеохостинг Youtube, фотохостинг Picasa, Группы Google, Сайты Google, Google Reader и многое-многое другое доступны под одной учетной записью в рамках облачного сервиса.

Пытаться рассказать обо всем этом богатстве в одной заметке было бы просто неразумно, поэтому остановлюсь на тех моментах, которые перекликаются со SkyDrive.

Сколько стоит ваше облако? 

Как я уже говорил в небольшом обзоре облачных сервисов, Диск Google предоставляет бесплатное пространство для документов объемом 5 Гб. В дополнение к этому у вас появляется 1 Гб пространства на фотохостинге Picasa и 10 Гб на Gmail. К сожалению, свободное бесплатное пространство нельзя перераспределить между разными службами, поэтому если у вас закончится место в Picasa, вы не сможете загружать новые фото в свои альбомы и свободные 8 Гб в почтовом ящике тут, к сожалению, не помогут.

Если же купить дополнительное пространство (Storage Plan), то ситуация несколько изменится. Для почты будет доступно 25 Гб, а все приобретенное место будет совместно использоваться веб-альбомами Picasa и Диском. Пространство, приобретенное для одной учетной записи Google, нельзя перенести в другую учетную запись, поэтому при покупке будьте внимательны. Актуальные цены на дополнительное место нельзя назвать совсем уж дешевыми. 2,49$ в месяц  - это 29,88$ в год - втрое дороже, чем у Microsoft SkyDrive.

Я продолжаю пользоваться устаревшим (по мнению Google) тарифом на дополнительное хранилище - 20 Гб за 5$ в год. Пусть себе устаревает, если при разнице в 20% стоит в 6 раз дешевле.

Офис Google: ищем отличия

После входа в диск сразу попадаем в привычный универсальный двухпанельный интерфейс, напоминающий Gmail или проводник Windows - слева папки и разделы, справа - вложенные папки и файлы. Все привычно и не вызывает вопросов.

Помимо папок в моем случае в списке присутствуют документы MS Word и MS Excel, загруженные на Диск автоматически во время их редактирования в MS Office c установленной надстройкой Google Cloud Connect for MS Office.

Загружать документы на Диск можно через веб-интерфейс, либо через клиентское приложение, ссылка на загрузку которого также присутствует в левой панели снизу. Допускается выбрать отдельные файлы для загрузки, либо папку целиком. Здесь же можно перейти на страницу приобретения дополнительного пространства.

Можно не загружать документы, а создавать их прямо в окне браузера. По умолчанию это может быть текстовый документ, электронная таблица, презентация, рисунок. С этими видами документов все в принципе достаточно понятно. Но в списке выбора также присутствуют несколько интересных пунктов, на которых стоит остановиться немного подробнее. Это Формы, Скрипты, MindMap и Другие приложения.

Формы Google

Представьте себе, что вам поручено собрать какие-то структурированные данные с группы людей или организаций, например, провести опрос или анкетирование. Вам необходимо сделать это максимально быстро и эффективно. Но ситуация осложняется тем, что целевая аудитория по тем или иным причинам территориально распределена. Кто-то уехал в отпуск, а кто-то в принципе живет в другом городе или стране. Можно, конечно, обзвонить всех и вручную внести данные в электронную таблицу. Кто-то более продвинутый может предложить разослать вопросы по электронной почте, скайпу или ICQ, но и в этом случае объединять ответы в таблицу придется вручную. К тому же кто-то может дать ответ, содержащий некорректные данные. Можно сделать таблицу-опросник в Excel и разослать всем анкетируемым. Это решает проблемы с проверкой данных, но остается проблема с их объединением и возникает новая - что делать, если у получателя нет возможности работать с Excel?

Облачный офис Google обеспечит вам красивое и эффективное решение данной проблемы. Вы можете создать форму-опросник и разослать ссылку на нее. Для создания формы выбираем Создать-Форма и попадаем на страницу редактирования форм.

Совершенно ничего сложного - указываете имя формы (которое станет также именем таблицы Google, в которую будут записываться данные, введенные пользователями), общую подсказку по вводу данных и далее переходите к отдельным вопросам. Обратите внимание, что можно сразу организовать базовую проверку вводимых данных с помощью списков выбора, шкал и т.п.

Например, если вы хотите получить обратную связь от участников проведенного семинара, можно создать такую вот форму.

Ссылку на созданную форму можно разослать по электронной почте всем участникам прямо из редактора формы, при этом форма может быть включена прямо в сообщение. В случае, если у получателей разрешено активное содержимое почтовых сообщений, они смогут внести данные прямо в письме. В противном случае, перейдя по имеющейся в письме ссылке, получатели увидят вашу форму, и смогут внести необходимые данные, которые будут записаны в таблицу Google.

Вопросы формы станут заголовками столбцов таблицы, первый столбец будет содержать отметку даты и времени ввода данных пользователем.

Обратите внимание на меню "Форма", обведенное красным. Это меню появляется в таблице только после того, как для нее была создана форма. По сути, формы - это альтернативный способ организации ввода данных в таблицу.

Форму также можно создать прямо из таблицы с помощью меню Инструменты-Создать форму. Если ваша таблица уже содержит столбцы с заголовками, то эти заголовки станут заголовками вопросов формы.

Созданную форму можно также встроить прямо в веб-страницу из редактора формы (Дополнительные действия-Встроить), либо из редактора таблиц (Форма-Встроить форму в веб-страницу). В том и другом случае вам будет предложен html-код, который можно вставить в блог или на веб-страницу. После внедрения кода в страницу вы увидите аккуратный блок с формой для ввода данных. Например, такой (форма рабочая, можно отвечать на заданные вопросы).




В режиме просмотра таблицы, к которой привязана форма, вы можете посмотреть сводку всех ответов в удобном виде (Форма-Показать сводку ответов), а также разрешить или запретить прием ответов формой. (Форма-Принимать ответы).

Возможности облачного офиса Google не ограничиваются созданием форм. Офис позволяет разработать свои сценарии для автоматизации рутинных действий, использовать эти сценарии в таблицах или документах точно также, как и встроенные функции. А еще можно установить дополнительные приложения из магазина Chrome Web Store и получить возможность работать с новыми типами документов, например, с интеллект-картами.

О скриптах и дополнительных приложениях я расскажу в следующих заметках.